Klauzula informacyjna

Stan na: lipiec 2026 r. — treść robocza, do potwierdzenia przez Inspektora Ochrony Danych UP w Poznaniu przed publikacją.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28, 60-637 Poznań, NIP 777-00-04-960, REGON 000001844, reprezentowany przez Rektora Uniwersytetu — organizator XIII Konferencji Naukowo-Technicznej.

2. Inspektor Ochrony Danych

U Administratora powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: [email protected].

3. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji i przeprowadzenia konferencji, w tym rejestracji uczestnictwa, zgłaszania referatów i abstraktów, rozliczenia opłaty konferencyjnej oraz dokumentacji wydarzenia, na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w związku z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych (formularz rejestracyjny, formularze kontaktowe, korespondencja e-mail);
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy (udział w konferencji, opłata konferencyjna) lub podjęcia działań przed jej zawarciem;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. przepisy o szkolnictwie wyższym i nauce, przepisy rachunkowo-podatkowe dotyczące rozliczenia opłat);
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO — wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym (organizacja wydarzenia naukowego);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym rejestrowanie wizerunku (zdjęcia, nagrania) podczas obrad konferencji oraz uroczystości Jubileuszu 65-lecia Wydziału, w celach dokumentacyjnych i promocyjnych.

4. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe oraz obsługujące system rejestracji i płatności konferencyjnych, a także innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

Lubelski Oddział Polskiego Towarzystwa Inżynierii Ekologicznej (ul. Nadbystrzycka 40B, 20-618 Lublin, NIP 946-18-39-395). Pani/Pana dane zostaną przekazane Lubelskiemu Oddziałowi Polskiego Towarzystwa Inżynierii Ekologicznej w celu obsługi płatności konferencyjnych, w szczególności wystawienia i rozliczenia faktur związanych z udziałem w konferencji. Przekazanie obejmuje dane niezbędne do tego celu (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP, adres e-mail do faktury oraz wybrany pakiet uczestnictwa) i opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a więc nie wymaga odrębnej zgody.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do organizacji i rozliczenia konferencji, a następnie przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa (np. przepisami o rachunkowości i archiwizacji dokumentacji uczelnianej) lub do czasu wycofania zgody — w zakresie, w jakim została udzielona.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• żądania usunięcia danych osobowych (prawo to nie przysługuje w szczególności, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub wykonania zadania publicznego);
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: [email protected].

7. Skarga do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Podanie danych i decyzje zautomatyzowane

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w konferencji — w tym do rejestracji, zgłoszenia referatu oraz wystawienia dokumentu księgowego za opłatę konferencyjną. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości udziału w wydarzeniu. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

9. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) wyłącznie w oparciu o stosowne, prawnie dopuszczalne podstawy transferu, o ile będzie to konieczne w związku z międzynarodowym charakterem współpracy naukowej.